Η συνεδρίαση του Δημοτικού Συμβουλίου Λουτρακίου – Περαχώρας , που πραγματοποιήθηκε την Τρίτη το απόγευμα στις 6μμ., με ένα και μόνο θέμα, αφορούσε στην Λήψη Απόφασης επί του Προγράμματος «Ψηφιακός Δήμος» που υλοποιεί η ΚΕΔΚΕ, με τα κάτωθι θέματα (Β’ Θεματική Συνεδρίαση):
α) «Διαχείριση διαδικασιών και διοίκηση του Ψηφιακού Δήμου»
β) «Παρουσίαση της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης»
Παρόντες Αντιδήμαρχοι και Δημοτικοί Σύμβουλοι. Συγκεκριμμένα παρέστησαν οι κ.κ. : Παπακωνσταντίνου Σωτηρία, Θηβαίος Περικλής, Πέρρας Σωτήρης,. Χατζόπουλος Κωνσταντίνος, Γιαννούλης Γιάννης, Παπαθεοδώρου Λάμπρος, Λόης Νικόλαος, Ρουμελιώτης Γιώργος, Μάρκελλος Γιώργος, Κυριάκης Δημήτρης,. Πρωτονοτάριος Δημήτρης, η Πρόεδρος του Δημοτικού Διαμερίσματος Ισθμίας, κα Πετροπούλου Μαριάννα, ο κ. Μίχας Παύλος, ο κ. Φάνης Γεώργιος, η κα Πρωτοπαππά Μαρία και ο κ. Θυμής Μιχάλης.
Ο Εκπαιδευτικός κ. Τσιωτάκης Παναγιώτης, ενημέρωσε το Δημοτικό Συμβούλιο σχετικά με τη Διοίκηση του Δήμου μέσω συγκεκριμένων διαδικασιών, δίνοντας πληροφορίες ιδιαίτερα σημαντικές και λειτουργικές. Συγκεκριμένα, είπε στην παρουσίασή του:
«Στο πρώτο μέρος θα μιλήσουμε για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις διαδικασίες στην Διοίκηση του Δήμου. Όπως είναι γνωστό, όλα τα δημοτικά έργα και οι εργασίες έχουν συγκεκριμένες συνιστώσες που τα απαρτίζουν – την ομάδα και τον υπεύθυνο ενός έργου, τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου του Δήμου, την πρόσβαση στις πληροφορίες που αφορούν το έργο και τα εργαλεία Τ.Π.Ε. (Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών) για τη διαχείρισή του.
Διαδικασίες χρησιμοποιούσαμε πάντα για την πραγματοποίηση και την παρακολούθηση των έργων, καθώς μας δίνουν ένα χρονοδιάγραμμα και ένα μονοπάτι για την πορεία υλοποίησης τους, διευκολύνουν την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας των εργασιών και χρησιμοποιούν ενιαία αρχεία.
Ωστόσο, η χρήση των διαδικασιών έχει και μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, οι διαδικασίες καθορίζουν το πώς το κομμάτι ενός έργου πρέπει να πραγματοποιηθεί αλλά όχι απαραίτητα τις συνθήκες – εξυπηρετούν αυτή καθ’ αυτή τη διαδικασία αλλά όχι το σκοπό της και γενικά επιβάλλουν κάποιους κανόνες χωρίς να δίνουν την ευελιξία για την πραγματοποίηση του έργου, με συνέπεια πολλές φορές το αποτέλεσμα να μην είναι άμεσα ορατό.
Τα θετικά των διαδικασιών είναι ότι ενοποιούν τον τρόπο με τον οποίο βλέπουμε όλα τα τμήματα και τα γραφεία που διαχειρίζονται τα κομμάτια ενός έργου του Δήμου, και ενσωματώνουν τον στόχο, τον σκοπό και το πεδίο εφαρμογής του έργου.
«Για να μπορέσει ένας δήμος να υποβάλει προτάσεις για
χρηματοδότηση στο ΕΣΠΑ θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί κατά ISO.»
Και συνέχισε:
«Ξέρουμε ότι για να μπορέσει ένας δήμος να υποβάλει προτάσεις για χρηματοδότηση στο ΕΣΠΑ θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί κατά ISO. Στη νέα αυτή μορφή των διαδικασιών κατά ISO, οι διαδικασίες θα έχουν κωδικό και τα πεδία συμπληρωμένα ώστε θα είναι γνωστό ποιος είναι ο υπεύθυνος τήρησης και συντήρησης των αρχείων και ποιος είναι ο υπεύθυνος για την ενημέρωση των αρχείων. Θα υπάρχουν συγκεκριμένα σημεία ανάδρασης και αναστοχασμού, όπου θα υποβάλλονται ερωτήσεις, με τη θετική απάντηση να δίνει το επόμενο βήμα και την αρνητική να επιβάλει την επιστροφή και την επανασχεδίασή του ή επανυλοποίησή του. Θα είναι ένα διάγραμμα ροής όπου όλα τα βήματα θα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους και θα έχει σημεία ελέγχου, για να υπάρχει η δυνατότητα ανατροφοδότησης. Ο υπεύθυνος έργου θα έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες, ενεργό συμμετοχή στις συσκέψεις, ρόλο και λόγο στη σύσταση των ομάδων εργασίας, δυνατότητα συμμετοχής στον καθορισμό του προϋπολογισμού και στις αλλαγές που θα πρέπει ενδεχομένως να επιτελεστούν. Θα έχει επίσης ηγετικό ρόλο και θα μπορεί να προετοιμάζει και ο ίδιος προδιαγραφές και να αναλαμβάνει προσφορές.
«Θα μπορεί η διοίκηση του δήμου να έχει επικαιροποιημένη πληροφορία και να αναλαμβάνει αποφάσεις.»
Σχετικά με την δυνατότητα των Δήμων να έχουν ένα οργανωμένο ψηφιακό «περιβάλλον» είπε:
«Οι Τ.Π.Ε. έχουν να επιτελέσουν πολύ σημαντικό ρόλο σε όλη αυτή τη λειτουργία γιατί ο προγραμματισμός των έργων με τη βοήθεια του λογισμικού, το οποίο θα ενημερώνεται συνεχώς για την πραγματική κατάσταση με στοιχεία, θα μπορεί να δώσει επίκαιρη και έγκυρη πληροφορία για την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το έργο, και θα μπορεί η διοίκηση του δήμου να έχει έτσι επικαιροποιημένη πληροφορία και να αναλαμβάνει αποφάσεις.
Το σημαντικότερο είναι ότι θα έχουμε άμεση ψηφιοποίηση των δεδομένων στην πηγή τους και με την χρήση των εργαλείων Τ.Π.Ε. θα μπορεί η διοίκηση να έχει ένα οργανωμένο περιβάλλον διαχείρισης του δήμου. Συνεπώς, αυτό που θέλουμε να έχουμε δεν είναι έναν ηλεκτρονικό τρόπο λειτουργίας του δήμου όπως λειτουργεί σήμερα – να ψηφιοποιήσουμε τη γραφειοκρατία – αλλά να φτάσουμε σε ένα μοντέλο του ηλεκτρονικού γραφείου όπου δεν υπάρχουν χαρτιά, το οποίο λειτουργεί με ψηφιακό τρόπο και προσφέρει ψηφιακές υπηρεσίες. Με τη χρήση των διαδικασιών, το ενιαίο σύστημα μας επιτρέπει να έχουμε έναν ενιαίο, σωστό και έγκυρο τρόπο διαχείρισης που θα επιτρέπει στο δήμο να έχει άμεση ενημέρωση για όλα τα συμβάντα και έκτακτα περιστατικά που προκύπτουν και να αναλαμβάνει άμεσα αποφάσεις για την επίλυση των προβλημάτων.»
«Ο Δήμος στην υπηρεσία του πολίτη»
- «Ο Δήμος μπορεί να γίνει καλύτερος»
Πιο αναλυτικά είπε:
«Για τη Διοίκηση ενός δήμου, που είναι ουσιαστικά ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός, σας παρουσιάζω την πυραμίδα της διοίκησης, που προέρχεται από τα μαθήματα της διοίκησης επιχειρήσεων.
Έχουμε το όραμα, το οποίο είναι ένα μότο – μια σύντομη και περιεκτική πρόταση – που θέλει να δείξει τη φιλοσοφία του οργανισμού μας. Το όραμα για το δήμο θα μπορούσε για παράδειγμα να είναι «ο Δήμος στην υπηρεσία του πολίτη» ή «Περιβάλλον και Άνθρωπος» ή «Διαφάνεια στη Διαχείριση» κλπ.
Μετά υπάρχει το πλαίσιο λειτουργίας του δήμου. Ο δήμος είναι ένας δημοσίου συμφέροντος οργανισμός που απευθύνεται στους πολίτες και βρίσκεται στο επίκεντρο της προσοχής της τοπικής κοινωνίας, και ο οποίος λειτουργεί με ένα δικό του σύστημα, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει ότι λειτουργεί και ανεξάρτητα. Υπάρχει ένα πλαίσιο μέσα στο οποίο κινείται, και στο μέλλον θα θέλαμε συνεργασία και με άλλους εξωτερικούς φορείς – η οποία θα γίνει εκ των πραγμάτων. Το εσωτερικό περιβάλλον λειτουργίας του δήμου αποτελείται από το όραμα που προανέφερα, την ιδεολογία, την κουλτούρα, τη νοοτροπία, το ανθρώπινο δυναμικό, τις δυνάμεις και τις αδυναμίες του δήμου μας, τους δημότες, το φυσικό περιβάλλον και οικονομικούς παράγοντες. Το εξωτερικό περιβάλλον από την άλλη, είναι η Πολιτεία, η Ευρωπαϊκή Ένωση, οι όμοροι δήμοι κλπ.
Ένας βασικός συντελεστής αξιολόγησης ενός οργανισμού στη διοίκηση επιχειρήσεων είναι η SWOT analysis, δηλαδή η ανάλυση δυνάμεων, αδυναμιών, ευκαιριών και απειλών του δήμου. Σε διάφορους δήμους, ως δυνάμεις συγκαταλέχτηκαν μεταξύ άλλων η ύπαρξη ενός Α.Ε.Ι. / Τ.Ε.Ι., η υποστήριξη από την πολιτική ηγεσία, η εμπειρία στην υλοποίηση προγραμμάτων και έργων λόγω δυναμικής και θέσης, οι οικονομικές δυνατότητες κ.ά. Μεταξύ των αδυναμιών ήταν η ανεπάρκεια πρόσβασης στα κέντρα λήψης αποφάσεων, οι πιέσεις πελατειακού χαρακτήρα, ελλείψεις στην πληροφόρηση κ.ά. Ευκαιρίες: σύνδεση με τα εθνικά δίκτυα μεταφοράς και ενέργειας, εκσυγχρονισμός των υποδομών, χρηματοδότηση από εθνικούς ή κοινοτικούς πόρους κ.ά. Απειλές σχετικά με την υλοποίηση των στόχων κάποιων δήμων: η έλλειψη συστήματος ιεράρχησης προτεραιοτήτων, η φθίνουσα οικονομική ανάπτυξη της περιοχής τους, οι πιέσεις επιχειρηματικών και πολιτικών συμφερόντων που δυσχεραίνουν τη λειτουργία και την πορεία προς συγκεκριμένες κατευθύνσεις κ.ά.
Με την καταγραφή όλων αυτών των παραγόντων που περιγράψαμε και με τη βοήθεια ενός σωστού στρατηγικού σχεδιασμού, μπορεί ο δήμος να υλοποιήσει τους στόχους του, και με ανάδραση να επανασχεδιάσει και κάθε φορά να βελτιώνεται και να γίνεται καλύτερος.»
«Οι στόχοι πρέπει να είναι σαφείς ώστε να μπορούν να υλοποιηθούν
σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και υπό συγκεκριμένες συνθήκες.»
Ο κ. Τσιωτάκης αναφέρθηκε και στο πώς οι στόχοι που θέτει ένας Δήμος μπορούν να υλοποιηθούν πιο αποτελεσματικά και πιο γρήγορα. Όπως είπε:
«Οι στόχοι που πρέπει να θέτει η διοίκηση ενός δήμου πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, σαφείς, μετρήσιμοι, κατάλληλοι, ρεαλιστικοί και χρονικά προσδιορισμένοι, ώστε να μπορούν να υλοποιηθούν σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και υπό συγκεκριμένες συνθήκες. Αυτό φυσικά δε σημαίνει ότι η διοίκηση ενός οργανισμού δεσμεύεται από τους στόχους που θέτει και ασφυκτιά, χωρίς να μπορεί να λειτουργήσει ευέλικτα. Πρέπει οι στόχοι της διοίκησης να αναπροσαρμόζονται κάθε φορά και να λαμβάνουν υπόψη της αλλαγές στο περιβάλλον του οργανισμού. Τέλος, στην πυραμίδα της διοίκησης έχουμε όλους αυτούς τους παράγοντες που επηρεάζουν τη διοίκηση και το αποτέλεσμα λειτουργίας της.
Οι Υπουργοί Εσωτερικών της Ε.Ε. συγκρότησαν από κοινού το Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης. Μιλάμε λοιπόν ουσιαστικά για ένα εργαλείο το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί απ’ όλα τα κράτη-μέλη κι απ’ όλους τους οργανισμούς δημοσίων συμφερόντων, ώστε μέσω του Κοινού Πλαισίου Αξιολόγησης να μπορεί κάθε οργανισμός να αξιολογήσει τον εαυτό του και να βελτιωθεί, μέσα από καταγραφή των αδυναμιών και του τι ενδεχομένως δεν πήγε καλά σε κάποιους στόχους που είχαν τεθεί και δεν υλοποιήθηκαν. Επίσης, μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτό το πλαίσιο ώστε να μπορούμε να συγκρίνουμε αξιολογικά διαφορετικούς οργανισμούς σε διαφορετικά σημεία και να δούμε ποιος πέτυχε τους στόχους του και ποιος όχι, πάντα υπό το πρίσμα της συνεχούς βελτίωσης και όχι της αξιολόγησης για την αξιολόγηση. Για να μπορούμε ωστόσο να αξιολογήσουμε θα πρέπει να μπορούμε να έχουμε μετρήσιμα αποτελέσματα – ποσοτικούς ή ποιοτικούς δείκτες, τους οποίους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε πολλά πεδία, για να καταγράψουμε το αποτέλεσμα της δράσης του οργανισμού. Ένας σωστός δείκτης πρέπει να μας δώσει ορθά συμπεράσματα και όχι να δείξει ότι όλα πήγαν καλά και ότι δεν χρειάζεται να αλλάξει κάτι. Θα πρέπει να αναδεικνύει αντικειμενικά αν μια κατάσταση είναι καλή ή κακή, να αναδεικνύει τα κακώς κείμενα.
Με τα εργαλεία Τ.Π.Ε. μπορούμε να παρακολουθήσουμε πάρα πολύ ευέλικτα και έγκυρα τα έργα που «τρέχουν».
Ολοκληρώνοντας, το κεντρικό μήνυμα που θα ήθελα να περάσω είναι ότι οι Τ.Π.Ε. έρχονται να βοηθήσουν ώστε πάνω σε νέες διαδικασίες να λειτουργεί ο δήμος και να πραγματοποιεί έργα με ένα νέο μοντέλο, και όχι ανακυκλώνοντας και αναπαράγοντας τον παλιό τρόπο λειτουργίας και φιλοσοφίας του».
α) «Διαχείριση διαδικασιών και διοίκηση του Ψηφιακού Δήμου»
β) «Παρουσίαση της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης»
Παρόντες Αντιδήμαρχοι και Δημοτικοί Σύμβουλοι. Συγκεκριμμένα παρέστησαν οι κ.κ. : Παπακωνσταντίνου Σωτηρία, Θηβαίος Περικλής, Πέρρας Σωτήρης,. Χατζόπουλος Κωνσταντίνος, Γιαννούλης Γιάννης, Παπαθεοδώρου Λάμπρος, Λόης Νικόλαος, Ρουμελιώτης Γιώργος, Μάρκελλος Γιώργος, Κυριάκης Δημήτρης,. Πρωτονοτάριος Δημήτρης, η Πρόεδρος του Δημοτικού Διαμερίσματος Ισθμίας, κα Πετροπούλου Μαριάννα, ο κ. Μίχας Παύλος, ο κ. Φάνης Γεώργιος, η κα Πρωτοπαππά Μαρία και ο κ. Θυμής Μιχάλης.
Ο Εκπαιδευτικός κ. Τσιωτάκης Παναγιώτης, ενημέρωσε το Δημοτικό Συμβούλιο σχετικά με τη Διοίκηση του Δήμου μέσω συγκεκριμένων διαδικασιών, δίνοντας πληροφορίες ιδιαίτερα σημαντικές και λειτουργικές. Συγκεκριμένα, είπε στην παρουσίασή του:
«Στο πρώτο μέρος θα μιλήσουμε για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις διαδικασίες στην Διοίκηση του Δήμου. Όπως είναι γνωστό, όλα τα δημοτικά έργα και οι εργασίες έχουν συγκεκριμένες συνιστώσες που τα απαρτίζουν – την ομάδα και τον υπεύθυνο ενός έργου, τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου του Δήμου, την πρόσβαση στις πληροφορίες που αφορούν το έργο και τα εργαλεία Τ.Π.Ε. (Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών) για τη διαχείρισή του.
Διαδικασίες χρησιμοποιούσαμε πάντα για την πραγματοποίηση και την παρακολούθηση των έργων, καθώς μας δίνουν ένα χρονοδιάγραμμα και ένα μονοπάτι για την πορεία υλοποίησης τους, διευκολύνουν την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας των εργασιών και χρησιμοποιούν ενιαία αρχεία.
Ωστόσο, η χρήση των διαδικασιών έχει και μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, οι διαδικασίες καθορίζουν το πώς το κομμάτι ενός έργου πρέπει να πραγματοποιηθεί αλλά όχι απαραίτητα τις συνθήκες – εξυπηρετούν αυτή καθ’ αυτή τη διαδικασία αλλά όχι το σκοπό της και γενικά επιβάλλουν κάποιους κανόνες χωρίς να δίνουν την ευελιξία για την πραγματοποίηση του έργου, με συνέπεια πολλές φορές το αποτέλεσμα να μην είναι άμεσα ορατό.
Τα θετικά των διαδικασιών είναι ότι ενοποιούν τον τρόπο με τον οποίο βλέπουμε όλα τα τμήματα και τα γραφεία που διαχειρίζονται τα κομμάτια ενός έργου του Δήμου, και ενσωματώνουν τον στόχο, τον σκοπό και το πεδίο εφαρμογής του έργου.
«Για να μπορέσει ένας δήμος να υποβάλει προτάσεις για
χρηματοδότηση στο ΕΣΠΑ θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί κατά ISO.»
Και συνέχισε:
«Ξέρουμε ότι για να μπορέσει ένας δήμος να υποβάλει προτάσεις για χρηματοδότηση στο ΕΣΠΑ θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί κατά ISO. Στη νέα αυτή μορφή των διαδικασιών κατά ISO, οι διαδικασίες θα έχουν κωδικό και τα πεδία συμπληρωμένα ώστε θα είναι γνωστό ποιος είναι ο υπεύθυνος τήρησης και συντήρησης των αρχείων και ποιος είναι ο υπεύθυνος για την ενημέρωση των αρχείων. Θα υπάρχουν συγκεκριμένα σημεία ανάδρασης και αναστοχασμού, όπου θα υποβάλλονται ερωτήσεις, με τη θετική απάντηση να δίνει το επόμενο βήμα και την αρνητική να επιβάλει την επιστροφή και την επανασχεδίασή του ή επανυλοποίησή του. Θα είναι ένα διάγραμμα ροής όπου όλα τα βήματα θα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους και θα έχει σημεία ελέγχου, για να υπάρχει η δυνατότητα ανατροφοδότησης. Ο υπεύθυνος έργου θα έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες, ενεργό συμμετοχή στις συσκέψεις, ρόλο και λόγο στη σύσταση των ομάδων εργασίας, δυνατότητα συμμετοχής στον καθορισμό του προϋπολογισμού και στις αλλαγές που θα πρέπει ενδεχομένως να επιτελεστούν. Θα έχει επίσης ηγετικό ρόλο και θα μπορεί να προετοιμάζει και ο ίδιος προδιαγραφές και να αναλαμβάνει προσφορές.
«Θα μπορεί η διοίκηση του δήμου να έχει επικαιροποιημένη πληροφορία και να αναλαμβάνει αποφάσεις.»
Σχετικά με την δυνατότητα των Δήμων να έχουν ένα οργανωμένο ψηφιακό «περιβάλλον» είπε:
«Οι Τ.Π.Ε. έχουν να επιτελέσουν πολύ σημαντικό ρόλο σε όλη αυτή τη λειτουργία γιατί ο προγραμματισμός των έργων με τη βοήθεια του λογισμικού, το οποίο θα ενημερώνεται συνεχώς για την πραγματική κατάσταση με στοιχεία, θα μπορεί να δώσει επίκαιρη και έγκυρη πληροφορία για την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το έργο, και θα μπορεί η διοίκηση του δήμου να έχει έτσι επικαιροποιημένη πληροφορία και να αναλαμβάνει αποφάσεις.
Το σημαντικότερο είναι ότι θα έχουμε άμεση ψηφιοποίηση των δεδομένων στην πηγή τους και με την χρήση των εργαλείων Τ.Π.Ε. θα μπορεί η διοίκηση να έχει ένα οργανωμένο περιβάλλον διαχείρισης του δήμου. Συνεπώς, αυτό που θέλουμε να έχουμε δεν είναι έναν ηλεκτρονικό τρόπο λειτουργίας του δήμου όπως λειτουργεί σήμερα – να ψηφιοποιήσουμε τη γραφειοκρατία – αλλά να φτάσουμε σε ένα μοντέλο του ηλεκτρονικού γραφείου όπου δεν υπάρχουν χαρτιά, το οποίο λειτουργεί με ψηφιακό τρόπο και προσφέρει ψηφιακές υπηρεσίες. Με τη χρήση των διαδικασιών, το ενιαίο σύστημα μας επιτρέπει να έχουμε έναν ενιαίο, σωστό και έγκυρο τρόπο διαχείρισης που θα επιτρέπει στο δήμο να έχει άμεση ενημέρωση για όλα τα συμβάντα και έκτακτα περιστατικά που προκύπτουν και να αναλαμβάνει άμεσα αποφάσεις για την επίλυση των προβλημάτων.»
«Ο Δήμος στην υπηρεσία του πολίτη»
- «Ο Δήμος μπορεί να γίνει καλύτερος»
Πιο αναλυτικά είπε:
«Για τη Διοίκηση ενός δήμου, που είναι ουσιαστικά ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός, σας παρουσιάζω την πυραμίδα της διοίκησης, που προέρχεται από τα μαθήματα της διοίκησης επιχειρήσεων.
Έχουμε το όραμα, το οποίο είναι ένα μότο – μια σύντομη και περιεκτική πρόταση – που θέλει να δείξει τη φιλοσοφία του οργανισμού μας. Το όραμα για το δήμο θα μπορούσε για παράδειγμα να είναι «ο Δήμος στην υπηρεσία του πολίτη» ή «Περιβάλλον και Άνθρωπος» ή «Διαφάνεια στη Διαχείριση» κλπ.
Μετά υπάρχει το πλαίσιο λειτουργίας του δήμου. Ο δήμος είναι ένας δημοσίου συμφέροντος οργανισμός που απευθύνεται στους πολίτες και βρίσκεται στο επίκεντρο της προσοχής της τοπικής κοινωνίας, και ο οποίος λειτουργεί με ένα δικό του σύστημα, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει ότι λειτουργεί και ανεξάρτητα. Υπάρχει ένα πλαίσιο μέσα στο οποίο κινείται, και στο μέλλον θα θέλαμε συνεργασία και με άλλους εξωτερικούς φορείς – η οποία θα γίνει εκ των πραγμάτων. Το εσωτερικό περιβάλλον λειτουργίας του δήμου αποτελείται από το όραμα που προανέφερα, την ιδεολογία, την κουλτούρα, τη νοοτροπία, το ανθρώπινο δυναμικό, τις δυνάμεις και τις αδυναμίες του δήμου μας, τους δημότες, το φυσικό περιβάλλον και οικονομικούς παράγοντες. Το εξωτερικό περιβάλλον από την άλλη, είναι η Πολιτεία, η Ευρωπαϊκή Ένωση, οι όμοροι δήμοι κλπ.
Ένας βασικός συντελεστής αξιολόγησης ενός οργανισμού στη διοίκηση επιχειρήσεων είναι η SWOT analysis, δηλαδή η ανάλυση δυνάμεων, αδυναμιών, ευκαιριών και απειλών του δήμου. Σε διάφορους δήμους, ως δυνάμεις συγκαταλέχτηκαν μεταξύ άλλων η ύπαρξη ενός Α.Ε.Ι. / Τ.Ε.Ι., η υποστήριξη από την πολιτική ηγεσία, η εμπειρία στην υλοποίηση προγραμμάτων και έργων λόγω δυναμικής και θέσης, οι οικονομικές δυνατότητες κ.ά. Μεταξύ των αδυναμιών ήταν η ανεπάρκεια πρόσβασης στα κέντρα λήψης αποφάσεων, οι πιέσεις πελατειακού χαρακτήρα, ελλείψεις στην πληροφόρηση κ.ά. Ευκαιρίες: σύνδεση με τα εθνικά δίκτυα μεταφοράς και ενέργειας, εκσυγχρονισμός των υποδομών, χρηματοδότηση από εθνικούς ή κοινοτικούς πόρους κ.ά. Απειλές σχετικά με την υλοποίηση των στόχων κάποιων δήμων: η έλλειψη συστήματος ιεράρχησης προτεραιοτήτων, η φθίνουσα οικονομική ανάπτυξη της περιοχής τους, οι πιέσεις επιχειρηματικών και πολιτικών συμφερόντων που δυσχεραίνουν τη λειτουργία και την πορεία προς συγκεκριμένες κατευθύνσεις κ.ά.
Με την καταγραφή όλων αυτών των παραγόντων που περιγράψαμε και με τη βοήθεια ενός σωστού στρατηγικού σχεδιασμού, μπορεί ο δήμος να υλοποιήσει τους στόχους του, και με ανάδραση να επανασχεδιάσει και κάθε φορά να βελτιώνεται και να γίνεται καλύτερος.»
«Οι στόχοι πρέπει να είναι σαφείς ώστε να μπορούν να υλοποιηθούν
σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και υπό συγκεκριμένες συνθήκες.»
Ο κ. Τσιωτάκης αναφέρθηκε και στο πώς οι στόχοι που θέτει ένας Δήμος μπορούν να υλοποιηθούν πιο αποτελεσματικά και πιο γρήγορα. Όπως είπε:
«Οι στόχοι που πρέπει να θέτει η διοίκηση ενός δήμου πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, σαφείς, μετρήσιμοι, κατάλληλοι, ρεαλιστικοί και χρονικά προσδιορισμένοι, ώστε να μπορούν να υλοποιηθούν σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και υπό συγκεκριμένες συνθήκες. Αυτό φυσικά δε σημαίνει ότι η διοίκηση ενός οργανισμού δεσμεύεται από τους στόχους που θέτει και ασφυκτιά, χωρίς να μπορεί να λειτουργήσει ευέλικτα. Πρέπει οι στόχοι της διοίκησης να αναπροσαρμόζονται κάθε φορά και να λαμβάνουν υπόψη της αλλαγές στο περιβάλλον του οργανισμού. Τέλος, στην πυραμίδα της διοίκησης έχουμε όλους αυτούς τους παράγοντες που επηρεάζουν τη διοίκηση και το αποτέλεσμα λειτουργίας της.
Οι Υπουργοί Εσωτερικών της Ε.Ε. συγκρότησαν από κοινού το Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης. Μιλάμε λοιπόν ουσιαστικά για ένα εργαλείο το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί απ’ όλα τα κράτη-μέλη κι απ’ όλους τους οργανισμούς δημοσίων συμφερόντων, ώστε μέσω του Κοινού Πλαισίου Αξιολόγησης να μπορεί κάθε οργανισμός να αξιολογήσει τον εαυτό του και να βελτιωθεί, μέσα από καταγραφή των αδυναμιών και του τι ενδεχομένως δεν πήγε καλά σε κάποιους στόχους που είχαν τεθεί και δεν υλοποιήθηκαν. Επίσης, μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτό το πλαίσιο ώστε να μπορούμε να συγκρίνουμε αξιολογικά διαφορετικούς οργανισμούς σε διαφορετικά σημεία και να δούμε ποιος πέτυχε τους στόχους του και ποιος όχι, πάντα υπό το πρίσμα της συνεχούς βελτίωσης και όχι της αξιολόγησης για την αξιολόγηση. Για να μπορούμε ωστόσο να αξιολογήσουμε θα πρέπει να μπορούμε να έχουμε μετρήσιμα αποτελέσματα – ποσοτικούς ή ποιοτικούς δείκτες, τους οποίους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε πολλά πεδία, για να καταγράψουμε το αποτέλεσμα της δράσης του οργανισμού. Ένας σωστός δείκτης πρέπει να μας δώσει ορθά συμπεράσματα και όχι να δείξει ότι όλα πήγαν καλά και ότι δεν χρειάζεται να αλλάξει κάτι. Θα πρέπει να αναδεικνύει αντικειμενικά αν μια κατάσταση είναι καλή ή κακή, να αναδεικνύει τα κακώς κείμενα.
Με τα εργαλεία Τ.Π.Ε. μπορούμε να παρακολουθήσουμε πάρα πολύ ευέλικτα και έγκυρα τα έργα που «τρέχουν».
Ολοκληρώνοντας, το κεντρικό μήνυμα που θα ήθελα να περάσω είναι ότι οι Τ.Π.Ε. έρχονται να βοηθήσουν ώστε πάνω σε νέες διαδικασίες να λειτουργεί ο δήμος και να πραγματοποιεί έργα με ένα νέο μοντέλο, και όχι ανακυκλώνοντας και αναπαράγοντας τον παλιό τρόπο λειτουργίας και φιλοσοφίας του».
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου